迷惑メールに分類されないために

海外の研究者に初めてのメールを送ったとき返事がないことがあります。滞在希望のメールなどの場合は返事がないと 困ります。送付先のラボの別のメンバー、学科の事務担当の人に問い合わせのメールを送らねばならない場合もあります。しかし、送ったメールが迷惑メールに分類されるのは避けたいです。

メールの送信者の名前に日本語を使うと外国の相手側で文字化けをして怪しまれます。また、メールアドレスが意味 不明のランダムな文字列や数字の組み合わせもspam mailでよくありますから好ましくないです。名前がわかるアドレスにすべきです。そのようなメアドを作っておくのがよいでしょう。

名前とアドレスが関係ないとメアドを入力するのに手間がかかります。例えばkyokoさんにメールを送りたい場合、アドレスがkyoで始まれば、kyとタイプするだけでフルのアドレスが出てきます。

人間がspamかを判断することもありますが、gmailのようにメーラーが判断して迷惑メールに振り分ける場合もあります。メールを開封すること自体が危険な場合もあるので、本人が判断する場合はアドレスと件名だけで判断されることに注意すべきでしょう。その意味でも件名はとても大事です。文字化けがあってアドレスと件名が怪しければspamと判断されるでしょう。

迷惑メールの振り分けの条件で、知らないアドレスからのメールを迷惑メールに振り分けることもあるので、初めての相手にメールを書く場合は注意が必要です。

アドレスのドメインで判断されることもあります。例えば大学研究機関のアドレスは、ac.jpで終わるので受け入れるが、フリーメールアドレスははじかれる 場合もあります。ただ、九大では、ac.jpのアドレスはxxx934@のように名前に数字が入ります。わたしは数字が入るのが嫌いなので使っ ていません。海外の研究者のアドレスで名前に数字がはいるようなアドレスはほとんどありません。

最近は、公式なアドレスとしてgmailを使う人が出てきました。しかし、他のフリーメールは格調が低い感じがします。

本文も迷惑メールの判断に使われることもあり本文にURLが含まれるとはじかれる場合もあります。